By Yolandi Esterhuizen, Registered Tax Practitioner & Director: Product Compliance, Sage Africa & Middle East
Non-compliance with labour and tax legislation/regulations (such as paying employees accurately and on time after calculating statutory contributions/deductions) might have a financial impact – such as paying penalties. This can also impact staff morale and adversely affect your organisation’s productivity.
Here are five tips to make sure you’re always on top of payroll compliance:
- Ensure employee info is up to date
An accurate payroll depends on error-free employee records. Ensure details like contact information, addresses, new benefits, salary increases, and promotions are updated regularly or as they change.
You can use employee self-service tools to let employees update their personal information and beneficiary details and apply for leave, file expense claims, and more. This eliminates a plethora of admin tasks for HR and payroll teams.
- Take care of compulsory employee benefits/contributions
Every business offers a selection of benefits to employees such as paid leave, contributions towards retirement funds, medical aid, and making certain statutory payments. Companies big and small must be aware of what is required by legislation and also understand the additional non-compulsory benefits provided to employees.
- Utilise reporting
A solid audit trail should be a feature of your payroll software. Audit trails are beneficial because they can validate any unusual payments and can track changes to a payroll. Audit trails are also helpful if there is any suspicion of fraudulent activities.
In addition to the audit trail, reports indicating variances from previous periods will highlight unusual changes made. These can be investigated further, especially if no changes were expected.
- Get up to speed with payroll legislation
Payroll legislation is complex and changes regularly. You can keep track by watching webinars, attending industry conferences and seminars. Be careful, however, about joining social media groups to get advice about staying compliant. Instead, speak to industry experts and find out about payroll procedural changes that might affect your business.
To make things easier, consider using a payroll software provider that offers updates and advice about legislation changes. Talk to your accountant/payroll expert to make absolutely sure. They will have a clear understanding of payroll compliance and can help with any relevant changes or updates.
Payroll compliance can be more complex if your company is a multinational, as every country has its own rules and regulations regarding salaries, deductions, payments, and reporting. Make sure you understand international legislation to remain well-informed.
- Don’t miss deadlines
Remember that it is critical to keep ahead of important dates to give yourself enough time to get things done. One way to do this is by creating a calendar to highlight important dates, including submission deadlines and when payments are due. Doing this will ensure nothing is missed, and you’re always on time. What’s more, employees will know exactly when they’re getting paid, and your team can carry out payroll tasks efficiently.
No excuse for non-compliance
As a business owner, you are responsible for ensuring you meet your legal and regulatory obligations. Ask for help and support when you need it. Stay up to speed with all legislative changes, ask questions, and attend training and webinars relevant to you. Once you have all these boxes ticked, you’ll ensure that you always remain ahead of the game.
ENDS
16 يونيو 2021
خمس نصائح لتعزيز امتثال كشوف المرتبات للتشريعات والقوانين
بقلم يولاندي إيسترهويزن، خبيرة الضرائب ومديرة امتثال المنتجات في سايج أفريقيا والشرق الأوسط
قد يتسبب عدم الامتثال للتشريعات ولوائح العمل والضرائب (مثل دفع أجور الموظفين بدقة وفي الوقت المحدد بعد حساب المساهمات أو الخصومات القانونية) بتأثير مالي مثل دفع الغرامات. ويمكن أن يؤثر هذا سلباً على معنويات الموظفين وعلى إنتاجية مؤسستك.
إليك خمس نصائح تمكّنك من تحقيق الامتثال في كشوف المرتبات:
- تحديث معلومات الموظفين
تعتمد كشوف المرتبات الدقيقة على سجلات موظفين خالية من الأخطاء. لذا، احرص على تحديث التفاصيل بانتظام، مثل معلومات الاتصال والعناوين، والمزايا الجديدة التي يحصل عليها الموظف، وزيادات الرواتب، والترفيعات الوظيفية.
بإمكانك أيضاً استخدام الأدوات ذاتية الخدمة لكي يقوم الموظفون بتحديث معلوماتهم الشخصية، والتقدم إلى الإجازات، وتقديم طلبات استرجاع النفقات، وغيرها. وهذا الأمر يساعد فريق الموارد البشرية والمسؤولين عن كشوف المرتبات على التخلص من المهام الإدارية الروتينية.
- الاهتمام بالمزايا والمساهمات الإلزامية للموظفين
تقدم الشركات مجموعة من المزايا للموظفين تشمل الإجازات المدفوعة، والمساهمة في صناديق التقاعد، والمساعدة الطبية، وتسديد دفعات قانونية معينة. لكن يجب على الشركات بمختلف أحجامها أن تفهم المتطلبات التشريعية والمزايات الإضافية غير الإلزامية التي تقدمها للموظفين.
- الاستفادة من التقارير
يجب أن تحتوي برمجيات كشوف المرتبات على سجل التدقيق الذي يمكنه أن يتحقق من أي دفعات غير اعتيادية وأن يراقب التغيرات في كشوف الرواتب. وتعد سجلات التدقيق مفيدة أيضاً للكشف عن أي أنشطة احتيالية.
وعلاوة على سجل التدقيق، تسلط التقارير التي تشير إلى اختلافات عن الفترات السابقة، الضوء على أي تغييرات غير اعتيادية تم إجراؤها. ويمكن التفتيش في هذا الأمر بشكل أكبر وخاصة عندما تكون التغييرات غير متوقعة.
- مواكبة المستجدات الخاصة بتشريعات كشوف المرتبات
تعد تشريعات كشوف المرتبات معقدة ومتغيرة باستمرار. يمكنك مواكبة هذه التغيرات عبر مشاهدة الندوات الإلكترونية أو حضور المؤتمرات والندوات المتخصصة. لكن كن حذراً عند الانضمام إلى مجموعات شبكات التواصل الاجتماعي للحصول على نصائح الامتثال، واحرص على الانتفاع من خبراء القطاع والتعرف على التغيرات الإجرائية التي قد تؤثر على أعمالك.
ولتبسيط الأمور، بادر إلى التعامل مع مزود لبرمجيات كشوف المرتبات والجأ إلى النصائح المعتمدة حول التغيرات في التشريعات، كما يمكنك الاسترشاد بخبرة محاسبك لكي تكون متأكداً بشكل كامل، فالمحاسب أو الخبير لديه فهم شامل بامتثال كشوف المرتبات ويمكنه المساعدة في حال حدوث أي تغييرات أو مستجدات.
قد يصبح امتثال كشوف المرتبات أكثر تعقيداً إذا كانت شركتك دولية متعددة الجنسيات، خاصة وأن كل دولة لديها قوانينها وتشريعاتها الخاصة في ما يتعلق بالرواتب والخصومات والدفعات والتقارير. لذا احرص على فهم التشريعات الدولية لكي تكون محيطاً بكل الأمور.
- التزم بالمواعيد النهائية
تذكر دائماً المواعيد الهامة لكي يتوفر لديك وقت كافٍ للإيفاء بها. قم بإنشاء رزنامة لمساعدتك على تذكر المواعيد النهائية ومتى يحل موعد تسديد الدفعات. وهكذا ستضمن لنفسك ألا تفوّت أي شيء، كما سيعلم الموظفون تماماً متى سيحصلون على رواتبهم، وسيتمكن فريقك من إنجاز مهامهم الخاصة بالكشوف بكل كفاءة.
لا عذر لعدم الامتثال
إن أصحاب الأعمال مسؤولون عن ضمان الامتثال للقوانين واللوائح والتشريعات. لذا اطلب المساعدة عند الحاجة، واحرص على مواكبة جميع التغيرات التشريعية، ولا تتردد في طرح الأسئلة، واحضر جلسات التدريب والندوات المفيدة لكي تكون مواكباً لكل ما يستجد.
