By Gerhard Hartman, Vice President, Medium Business for Sage Africa & Middle East
Today’s growing businesses know they need to become innovative ‘people companies’, transforming how they acquire, engage, and manage talent if they are to grow and prosper. However, business owners who don’t have a background in people management find it challenging to get the best out of people.
The good news is that even if you are not a natural leader, managing people is a skill you can learn and improve with practise and the right advice. Here are seven golden rules for people management in a growing business.
1. Learn to delegate
Delegation is one of the most difficult yet important lessons for business owners to learn when their company grows from a handful of people to a larger team. It can be hard to let go if you’re used to doing most of the work yourself. As tempting as it might be to hold onto as many responsibilities as possible and micro-manage when you delegate, it’s important to share the workload.
Start with repetitive tasks that drain your time and add little value to the business, such as admin tasks. Monitor how employees are doing, be available to support them, and invest the necessary resources in training them. Most people are eager to learn, so if they’re properly motivated, they can save you a lot of time.
2. Understand the basics of labour law
Whether you have one employee or 1 000, it’s important to understand tax and labour laws. While busy business owners often lack patience with paperwork and compliance, knowing the laws and regulations inside-out can avoid unpleasant disputes with employees.
If you hold a disciplinary hearing, keep accurate records to defend yourself, especially if the employee wants to challenge your decision at the Commission for Conciliation. Also, be sure to document the rules of your workplace, the requirements of the job, and your policies so employees know what is expected of them.
3. Treat people with professionalism and consistency
Inexperienced managers often fall into the trap of treating staff members as friends or family. This can make matters more difficult if you must correct a staff member’s negligent or unprofessional behaviour or say no when they ask for a favour. Being friendly is necessary to drive good company culture; however, keep it professional. Never allow the lines between friend and manager to become blurred. Above all, be consistent and fair in treating each team member.
4. Communicate clearly
A good manager is a good communicator. Make sure your employees know their tasks, how they need to be done, and their deadlines. Give them regular feedback – positive and corrective – to help them improve and grow. Be honest and transparent with your team about how the business is doing and your strategies for the future. A transparent management style helps to keep staff motivated.
5. Build up your conflict resolution skills
Inexperienced managers often shy away from conflict, whether confronting an employee who is late to work every morning or mediating disputes between employees. It’s important to develop the skills to resolve conflicts constructively before they slow down productivity or dampen morale.
6. Listen to your people
Active listening is about paying close attention to the person speaking, not interrupting them, and absorbing what they say. As a manager, it can help you better understand your employees’ thoughts and feelings. This builds mutual trust, equips you to address any obstacles preventing them from reaching their potential, and keeps you attuned to what’s happening in your business.
7. Automate admin and focus on relationships
As a business grows its workforce, the amount of HR and payroll-related admin grows, too. Sage research shows most businesses (83%) spend a significant portion of their time on repetitive tasks, administration, compliance, and maintaining employee records. Automating repetitive, low value activities frees up your time to focus on more strategic parts of people management. Leave the paperwork to an automated system so you can focus on nurturing talent and employee wellbeing, and how you will operate in the age of flexible work. An HR solution can help businesses with record management, leave management, staff scheduling and expenses, among others, creating an integrated experience of digital and human connections.
10 أكتوبر 2022
القواعد الذهبية لإدارة الأفراد في شركتكم المتنامية
بقلم غيرهارد هارتمان، نائب رئيس قطاع الأعمال المتوسطة لدى سايج في منطقة أفريقيا والشرق الأوسط
تدرك الشركات المتنامية حالياً حاجتها إلى التحول لشركات مبتكرة تركز على الأفراد، وتغيير كيفية استقطاب المواهب والتفاعل معهم وإدارتهم إذا أرادت تحقيق النمو والازدهار. لكن يجد أصحاب الشركات الذين لا يمتلكون خبرة في إدارة الأفراد صعوبة في الحصول على أفضل النتائج منهم.
تعد إدارة الأفراد مهارة يمكنكم تعلمها وتحسينها بالممارسة والنصائح السديدة حتى إن كنتم لا تتمتعون بطبيعة قيادية. إليكم سبع قواعد ذهبية لإدارة الأفراد في الشركات المتنامية.
- تعلّموا توزيع العمل
يُعتبر توزيع العمل أحد أصعب وأهم الدروس التي يجب على أصحاب الشركات تعلمها عندما تنمو شركتهم من عدد محدود من الأفراد إلى فريق أكبر. قد يصعب التخلي عن بعض المسؤوليات إذا اعتدتم تولي معظمها بأنفسكم. وبقدر ما قد يغريكم التمسك بأكبر عدد ممكن من المسؤوليات والإدارة الدقيقة عند توزيع العمل، تعد مشاركة أعباء العمل بالغة الأهمية.
ابدأوا بالمهام المتكررة التي تستنزف وقتكم ولا تضيف سوى قيمة قليلة إلى العمل، مثل المهام الإدارية. راقبوا أداء الموظفين، وكونوا موجودين لدعمهم، واستثمروا الموارد اللازمة لتدريبهم. يتوق معظم الناس إلى التعلم، لذا إذا امتلكوا الحماسة اللازمة، يمكنهم توفير الكثير من الوقت نيابة عنكم.
- افهموا أساسيات قانون العمل
سواء وظفتم شخصاً واحداً أو 1,000 شخص، يعد فهم قانوني الضرائب والعمل أمراً بالغ الأهمية. وبينما يفتقر عادةً أصحاب الشركات، الذين غالباً ما ينشغلون بأمور أخرى، إلى الصبر الكافي لإكمال المعاملات وشروط الامتثال، تجنّبكم معرفة القوانين والأنظمة بشكل كامل نزاعات مزعجة مع الموظفين.
إذا عقدتم جلسة استماع تأديبية، احتفظوا بسجلٍ دقيق للدفاع عن أنفسكم، خصوصاً إذا أراد الموظف الطعن في قراركم أمام لجنة المصالحة. وتأكدوا أيضاً من توثيق قواعد مكان العمل ومتطلبات الوظيفة وسياساتكم حتى يفهم الموظفون المطلوب منهم.
- تعاملوا مع الأفراد بمهنية واتساق
غالباً ما يقع المديرون من عديمي الخبرة في فخ معاملة الموظفين كأصدقاء أو أفراد من العائلة. قد يصعّب ذلك الأمور إذا احتجتم إلى تصحيح إهمال أحد الموظفين أو سلوكه غير المهني أو رفض إحدى طلباتهم.
يعد الودّ عاملاً ضرورياً لقيادة ثقافة جيدة في الشركة، لكن يجب الحفاظ دوماً على المهنية. لا تسمحوا للخطوط الفاصلة بين الصديق والمدير بالتلاشي. والأهم مما سبق، يجب توخي الاتساق والإنصاف عند التعامل مع كل عضو في الفريق.
- تواصلوا بوضوح
يمتلك المدير الناجح قدرات جيدة على التواصل. تأكدوا أن موظفيكم يعرفون مهامهم، وكيفية القيام بها، والمواعيد النهائية لكل مهمة. اعطوهم ملاحظات إيجابية وتصحيحية بشكل منتظم لمساعدتهم على التحسن والنمو. وكونوا صادقين وشفافين مع فريقكم بشأن أداء الشركة واستراتيجياتكم للمستقبل. يساعد اعتماد أسلوب شفاف في الإدارة على تحفيز الموظفين بشكل مستمر.
- بناء مهارات حل النزاعات لديكم
غالباً ما يتنصل المديرون عديمو الخبرة من الخلافات، سواء عند مواجهة موظف يتأخر عن العمل كل صباح أو التوسط في خلافات بين الموظفين. من المهم تطوير مهارات حل النزاعات بطريقة بناءة، قبل أن تُبطئ الإنتاجية أو تضعف المعنويات.
- استمعوا لموظفيكم
يتمحور الاستماع الفعال حول التركيز الشديد على ما يقوله المتحدث واستيعاب ما يقوله، دون مقاطعته. ويستفيد المدير من الفهم الأفضل لأفكار الموظفين ومشاعرهم. يبني ذلك ثقة متبادلة، ويجهزكم لتذليل أي عقبات تمنعهم من الوصول إلى إمكاناتهم، ويبقيكم على اطلاع بما يحدث في شركتكم.
- أتمتة المهمات الإدارية والتركيز على العلاقات
مع نمو القوة العاملة للشركة، ينمو أيضاً حجم المهام المرتبطة بالموارد البشرية والمسؤوليات الإدارية المتعلقة بكشوف المرتبات. تظهر أبحاث سايج أن معظم الشركات (83%) تقضي وقتاً طويلاً على المهام المتكررة ومسؤوليات الإدارة والامتثال والاحتفاظ بسجلات الموظفين. توفر أتمتة الأنشطة المتكررة منخفضة القيمة وقتكم وتتيح التركيز على العوامل الإستراتيجية المتعلقة بإدارة الأفراد. اتركوا المعاملات الرسمية لنظام آلي لتتمكنوا من التركيز على تنمية المواهب وتعزيز رفاهية الموظفين، وكيفية عملكم في عصر العمل المرن. قد يساعد اعتماد حل للموارد البشرية الشركات على إدارة السجلات، وإدارة الإجازات، وجدولة الموظفين والنفقات، إلى جانب أمور أخرى، مما يخلق تجربة متكاملة من الروابط الرقمية والبشرية.
