Covid and the rise of remote working has led to ballooning levels of Microsoft SharePoint and Teams data
Lack of built-in options to archive data causing users to reach their storage limits
Businesses need to act now to avoid potentially paying 22 times more than they need to
Veritas Technologies, a leader in multi-cloud data management, is warning that businesses are facing a cost crisis for collaborative working tools as post-COVID working practices begin to catch up with them.
The use of cloud collaboration services, such as Microsoft SharePoint (the storage and sharing platform used by Office 365 and Microsoft Teams), rapidly accelerated at the start of the pandemic. Yet, with very few providers of collaboration tools offering options to archive files, many businesses are finding that their data volumes and cost overruns are now ballooning out of control. If left unaddressed, those businesses will find themselves paying the high price of ‘storage overages’ for data that they’re no longer using and should have archived.
As businesses grapple with rising energy costs, supply chain issues, and labour shortages, a sudden step up in cloud storage costs is the last thing they need. Businesses can get ahead of the issue by adopting third-party solutions to automatically archive legacy data from cloud services, but few are aware of this.
Johnny Karam, Managing Director & Vice President of International Emerging Region at Veritas Technologies, explains: “Businesses in the UAE and around the world quickly embraced hybrid working and cloud collaboration tools during the pandemic to keep their employees working productively. As a result, by the end of 2020, the number of SharePoint accounts shot up to over 200 million globally. Today, much of the data created at the outbreak of the pandemic would have been archived if it were stored on an organisation’s own servers, however many cloud collaboration tools, including SharePoint, lack a native archive function, and the data is all stacking up in ‘hot’ expensive storage. This means that some companies are paying to keep every Teams chat from every employee from two years ago on the most expensive tier of storage.”
‘Hot’ storage refers to storage media that offers fast and easy access to data, typically based on premium hardware with highly optimised connectivity. Its counterpart, cold storage, often uses cheaper media which allow data to be stored for compliance purposes, where it is typically kept online or offline, and rarely accessed.
Johnny Karam continues: “Collaboration solutions, like SharePoint and Teams, have helped businesses in the UAE to continue remote working effectively and efficiently. No business, small or large, would want to see costs prevent them from continuing to use these collaboration tools. In order to safeguard themselves against soaring costs due to and inflated amount of unarchived, and unorganised data, businesses must consider using a third-party solution to move unused data to cold storage, whilst keeping it searchable and accessible to the business.”
Cloud data management tools, like Veritas’ NetBackup SaaS Protection, can simply move archive-ready data to more cost-effective storage tiers, often on the same cloud platform that businesses are already using for their hot data, and without compromising data privacy and sovereignty requirements.
Johnny said, “We estimate that storage could be as much as 22 times cheaper for businesses that move from paying for extra capacity in SharePoint, to archiving their data to more affordable storage tiers*.”
*Based on a typical price of $153 (AED 561.97) per TB per month for SharePoint overages compared to the quoted cost of $676 (AED 2482.94) for 100TB of Azure Storage 3-year Reserved Capacity in a cool tier.
فيريتاس تحذر الشركات من مواجهة فواتير ضخمة بعد زيادة تخزين البيانات
خلال فترة ما بعد جائحة كورونا
دى فيروس كورونا (كوفيد 19) وانتشار العمل عن بعد إلى تضخم مستويات بيانات مايكروسوفت شير بوينت وتيمز (Microsoft SharePoint and Teams data)
أجبر نقص الخيارات المدمجة لأرشفة البيانات، المستخدمين على بلوغ أقصى حدودهم التخزينية
يجب على الشركات اتخاذ الإجراءات اللازمة لتجنب دفع 22 ضعف ما هو مفروض أن تدفع
حذرت فيريتاس تكنولوجيز، الشركة الرائدة عالميا في حلول إدارة البيانات متعددة السحابة، من أن الشركات تواجه أزمة في تكلفة أدوات العمل التشاركي تزامنا مع بدء ممارسات العمل ما بعد فترة جائحة كورونا لإعادة توجيه الاهتمام إليها.
ولقد شهد استخدام خدمات التعاون السحابية، مثل "مايكروسوفت شير بوينت" (المنصة التشاركية للتخزين والمشاركة المستخدمة من قبل مايكروسوفت 365 ومايكروسوفت تيمز)، تسارعاً كبيراً خلال بدايات الجائحة. ومع ذلك، وبوجود عدد قليل جدا من مزودي الأدوات التشاركية الذين يقدمون خيارات أرشفة الملفات، تجد العديد من الشركات أن أحجام بياناتها وتجاوزات التكاليف تتضخم لتصبح خارج نطاق السيطرة. بذلك، إذا تٌركت الأمور بدون معالجة، فستجد هذه الشركات نفسها تدفع ثمناً باهظاً مقابل "فائض تخزين" البيانات التي لم تعد تستخدمها والتي ينبغي أرشفتها.
ففي الوقت الذي تواجه فيه الشركات ارتفاع تكاليف الطاقة وقضايا سلسلة التوريد ونقص العمالة، فإن الزيادة المفاجئة في تكاليف التخزين السحابي يجب أن يتم تجنبها. بذلك، يمكن للشركات أن تستبق المشكلة من خلال اعتماد حلول أطراف ثالثة لأرشفة البيانات القديمة تلقائيا عبر الخدمات السحابية، التي يدركها قلة.
في هذا الإطار، أوضح جوني كرم، المدير العام ونائب الرئيس الإقليمي للأسواق الناشئة الدولية لدى فيريتاس تكنولوجيز قائلا:" سرعان ما تبنت الشركات في الإمارات وحول العالم أدوات العمل الهجين وأدوات التعاون السحابية أثناء الجائحة حرصا منها على مواصلة موظفيها العمل بشكل منتِج. نتيجة لذلك، ارتفع عدد حسابات "شير بوينت" إلى أكثر من 200 مليون حساب على مستوى العالم بحلول نهاية عام 2020. وكان من الممكن أرشفة الكثير من البيانات التي تم إنشاؤها خلال الجائحة لو تم تخزينها على خادمات الكمبيوتر الخاصة بالشركات، ولكن العديد من أدوات التعاون السحابية، بما في ذلك" شير بوينت"، تفتقر إلى وظيفة الأرشفة الأصلية، وتتراكم جميع البيانات في وسائل تخزين باهظة الثمن "هوت ستوريدج". مما يعرض بعض الشركات لدفع مقابل الاحتفاظ بكل معلومة على تطبيق "تيمز" منذ عامين مقابل أغلى التكاليف التخزينية."
يشير مفهوم " الهوت ستوريدج " أو التخزين "الساخن" إلى وسائط التخزين التي توفر وصولاً سريعًا وسهلاً إلى البيانات، ويعتمد عادةً على الأجهزة المتميزة ذات الاتصال المحسن للغاية. وغالبا ما يستخدم نظيره، " الكولد ستوريدج" أو التخزين "البارد" ، شريطا أو وسائط أخرى أرخص تسمح بتخزين البيانات لأغراض الامتثال، حيث يتم الاحتفاظ بها عادة في وضع متصل أو عدم متصل ونادرا ما يتم الرجوع إليها.
ويتابع جوني كرم قائلا: "لقد ساعدت الحلول التعاونية، مثل "شير بوينت" و"تيمز"، الشركات في دولة الإمارات العربية المتحدة على مواصلة العمل عن بعد بفعالية وكفاءة. لن ترغب أي شركة، صغيرة كانت أم كبيرة، في رؤية التكاليف تمنعها من الاستمرار في استخدام الأدوات التعاونية هذه. ومن أجل حماية نفسها من التكاليف المرتفعة بسبب الكميات المتضخمة من البيانات غير المؤرشفة وغير المنظمة، يجب على الشركات التفكير في استخدام حل طرف ثالث لنقل البيانات غير المستخدمة إلى التخزين البارد، مع إبقائها قابلة للبحث والوصول إليها من قبل الشركة ".
تستطيع أدوات إدارة البيانات السحابية، مثل برمجية " NetBackup SaaS Protection " من فيريتاس ، ببساطة نقل البيانات الجاهزة للأرشفة إلى طبقات تخزين أكثر فعالية من حيث التكلفة، غالبًا على نفس النظام الأساسي السحابي الذي تستخدمه الشركات لبياناتها الساخنة، ودون المساس بخصوصية البيانات وسيادتها.
ليختتم جوني قائلا: "نحن نقدر بأن يكون التخزين أرخص بما يصل إلى 22 مرة للشركات التي تنتقل من الدفع مقابل سعة إضافية في "شير بوينت" إلى أرشفة بياناتها إلى طبقات تخزين ذات الأسعار المعقولة". *
*استنادا إلى سعر نموذجي يبلغ 153 دولارا أمريكيا (561.97 درهما إماراتيا) لكل تيرابايت شهريا لزيادات شير بوينت مقارنة بالتكلفة المذكورة البالغة 676 دولارا أمريكيا (2482.94 درهما) ـ 100 تيرابايت من سعة تخزين أزور المحجوزة 3 سنوات لوسيط تخزين " بارد" ثالث.
