06 July, 2022

How organisations can get their employees on board with sustainable corporate travel initiatives

Written by: Gabriele Indrieri, VP & Managing Director for SAP Concur EMEA South


Gabriele Indrieri 06


Sustainability has been thrust into the spotlight following the recent COP26 event and in light of the UN’s 2030 Sustainable Development Goals which have pushed climate change to the top of the agenda. One way for businesses to incorporate this into their daily operations is through corporate travel policies as the high emissions and large volumes of passengers can have a disproportionate impact on the environment.


However, despite 69% of corporate travel decision makers in Europe, Middle East and Africa (EMEA) believing that their travel policy needs to improve when it comes to sustainability, it is clear many are grappling with a challenging business environment. For example, over a third (37%) cite a lack of budget as a key barrier to developing a more sustainable corporate travel programme and 41% claim they are struggling with a lack of employee engagement – something which businesses should not underestimate the power of.  These are results from SAP Concur’s latest sustainability research.


To help HR and travel teams get employees on board, here are four ways they can address this lack of engagement and ensure organisations prepare for the future of business travel in a sustainable manner: 


  1. Develop formalised education and training programmes for employees 

With travel, education is vital in generating awareness around the alternative, greener options that are available for any given trip. Organisations can help by training employees on how to source these when planning their travels. This could be as simple as booking a train over a plane for short journeys.  


Businesses should also work with professional solutions that can communicate a customised message on travel booking webpages, to influence and drive customer awareness of more sustainable options. 


  1. Align internally on how to drive sustainability initiatives 

Corporate travel was previously a key component of day-to-day business work. However, with the shift to remote work and increased use of Zoom and other online tools to connect, the need for corporate travel is increasingly scrutinised on the grounds of sustainability. Demand for transparency around activities – and accountability for the impacts thereof – means that business management requires 360-degree visibility over travel operations. 


Now, the onus is on business leaders to provide their employees with more choice, and more sustainable options to influence their travel decisions. Communication from senior leadership, alongside HR and travel decisionmakers, should be the driver of sustainability and employee wellbeing initiatives within organisations. 


  1. Listen to your travellers 

As business travel begins to pick up again, getting the employee experience right is more nuanced and complicated than ever before because of constantly evolving traveller needs. It is therefore critical for organisations to understand how employees feel about the new world of travel and use that feedback to inform their sustainability-related initiatives. 


Communication should be a two-way street within the organisation. HR and travel managers need to reach out to employees on a regular basis to further understand what motivates them to join sustainability efforts, which future initiatives they’d like their organisation to implement and where compromises might need to be made. 


These insights can be gathered via employee surveys to create regular feedback loops or, in the case of larger organisations, consistent meetings between HR and representatives from other departments related to travel such as benefits, facilities, and safety and security to understand sentiment from across the business.  


  1. Use tools and technology to help facilitate sustainability programmes 

When it comes to business journeys, organisations must ensure employees are using tools which easily display comparison options to help them make the right decision. This includes using flight and train mixed search engines to compare options, highlighting hotels that support e-receipts, or encouraging choices through positive notifications and information when booking a fuel-efficient aircraft or sustainable hotel. 


Employers can also use technology to monitor and adjust their approach to sustainable travel. With more workforces around the world returning to the ‘new normal,’ which may include a mix of office and home-based work, data will become a key component in business leaders’ everyday decision-making. 


Whether employees are working from home or travelling to an office or business meeting, data derived from the reporting of these actions will provide businesses with greater visibility for improving sustainable movements. This can include initiatives such as encouraging more carbon footprint reports via analytics or SAP Concur partners like Thrust Carbon, as well as by leveraging apps such as TripIt to allow employees to have full visibility over their own carbon footprint. 


Another initiative could be setting up a carbon budget for travel. Using analytical tools, which are increasingly built into travel platforms, allows employees to review how much carbon is released in a typical quarter and use that information to set lower, combined targets. Business leaders can also use this data to hold a team accountable for achieving the expected goal – just as teams are accountable for sales, revenue, recruiting, or other performance metrics.


Attracting, retaining, and developing the right talent is also now a key focus for businesses. And with the younger workforce looking for more flexible working lifestyles, with sustainable options, and tools to facilitate this, it’s time for companies to re-evaluate their policies and make changes towards a more sustainable future. 


69% من صانعي قرارات السفر لدى المؤسسات في المنطقة يعتقدون بأن سياسات السفر المؤسسية لديهم بحاجة إلى التحسين على مستوى الاستدامة


دبي، الإمارات العربية المتحدة، 5 يوليو 2022: استعرضت شركة "إس إيه بي كونكر" اليوم، وعلى لسان جابرييل أندريري، نائب الرئيس والمدير التنفيذي للشركة لجنوب منطقة أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا، مجموعة من الإجراءات التي تمكن فرق الموارد البشرية والسفر في المؤسسات من كسب تعاون الموظفين في مجال الاستدامة.


ويأتي الكشف عن هذه الإجراءات في أعقاب مؤتمر الأمم المتحدة السادس والعشرين للتغير المناخي، الذي أقيم العام الماضي في بريطانيا، وفي ضوء أهداف الأمم المتحدة للتنمية المستدامة للعام 2030، التي دفعت بقضية تغيّر المناخ إلى قمة جدول أعمال المنظمة الأممية، جرى تسليط الضوء بقوّة على مسألة التنمية المستدامة.


ولعلّ إحدى أبرز الطرق التي تسير عليها المؤسسات لدمج هذه الأهداف في عملياتها اليومية تتمثل في سياسات السفر المؤسسية، حيث يمكن أن تُحدث الانبعاثات الكربونية العالية والأعداد الهائلة من المسافرين تأثيرات غير متناسبة ولا متوازنة مع البيئة.


لكن وبالرغم من اعتراف 69 في المئة من صانعي قرارات السفر لدى المؤسسات في منطقة أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا بأن سياسات السفر المؤسسية لديهم بحاجة إلى التحسين على مستوى الاستدامة، نجد أن الكثير منهم يخوض صراعًا مع بيئات عمل مليئة بالتحدّيات. فعلى سبيل المثال، قال 37 في المئة من أولئك المسؤولين إنهم يفتقرون إلى الموازنات الكافية لتطوير برنامج سفر مؤسسي أكثر استدامة، معتبرين هذا الأمر عائقًا كبيرًا أمام هذه الغاية. كذلك ذكر 41 في المئة منهم أنهم يفتقرون إلى تعاون الموظفين في هذا الشأن، وهو أمر ينبغي للمؤسسات ألاّ تقلل من تأثيره. وقد وردت هذه النتائج في دراسة استطلاعية حديثة أجرتها "إس إيه بي كونكر" حول الاستدامة.


وإذا ما أرادت المؤسسات تمكين فرق الموارد البشرية والسفر من كسب تعاون الموظفين في مجال الاستدامة، فإن عليها اتباع الطرق الأربع التالية التي تتيح لها التعامل مع قلّة المشاركة والتعاون، وتضمن لها الاستعداد لمستقبل سفر الأعمال بطريقة مستدامة.


1. تطوير برامج التوعية والتدريب الرسمية للموظفين


إن تثقيف الموظفين أمر مهم في توليد الوعي لديهم بشأن الخيارات البديلة والأكثر رفقًا بالبيئة، التي يمكن اللجوء إليها في رحلات الأعمال المؤسسية. وبوسع المؤسسات تدريب الموظفين على سبل اللجوء إلى تلك الخيارات عند التخطيط لرحلاتهم، كحجز قطار بدلًا من طائرة، عند السفر في رحلات قصيرة.


وثمّة حلول مهنية ينبغي للمؤسسات أن تحرص على اللجوء إليها لإيصال رسائل محددة عبر صفحات الويب المؤسسية الخاصة بإجراء حجوزات السفر، بهدف رفع وعي الموظفين المسافرين حيال خيارات السفر الأكثر استدامة.


2. إحداث توافق داخلي بشأن تعزيز مبادرات الاستدامة


كان سفر الأعمال في السابق أحد أهمّ الركائز التي يقوم عليها العمل اليومي في المؤسسات. لكن مع التحوّل الكبير إلى العمل عن بُعد، وزيادة استخدام تطبيقات اتصال الأعمال عبر الإنترنت، يتزايد الحرص على التدقيق في مدى الحاجة إلى السفر المؤسسي، بالاستناد على أسس الاستدامة. لذا فإن المطالب بتطبيق الشفافية والمساءلة حيال أنشطة السفر، تعني حاجة المسؤولين إلى التمتع بالقدرة على الرؤية الشاملة لجميع عملياته.


هذا الأمر يضع مزيدًا من العبء على كاهل المسؤولين لتزويد موظفيهم بمزيد من خيارات السفر الأكثر استدامة، والتأثير في قراراتهم المتعلقة بالسفر. وهذا كله يتأتّى في إطار توجيهات القيادة العليا إلى صانعي القرار في أقسام الموارد البشرية والسفر، التي يجب أن تكون محركًا دافعًا للمبادرات المؤسسية الخاصة بالاستدامة ورفاه الموظفين.


3. الاستماع إلى الموظفين المسافرين


مع بدء التعافي والانتعاش في قطاع سفر الأعمال عقب أزمة الجائحة العالمية، أصبح الوصول إلى تجربة السفر المناسبة للموظفين مسألة أكثر دقة وتعقيدًا، بسبب احتياجات السفر المتغيرة باستمرار. لذلك من المهم للمؤسسات أن تدرك كيف يشعر موظفوها تجاه عالم السفر الجديد، وأن تسخّر إدراكها هذا في تحسين مبادرات الاستدامة وتطويرها.


وينبغي لقنوات الاتصال داخل المؤسسة أن تكون ذات اتجاهين، إذ إن على مسؤولي الموارد البشرية والسفر التواصل مع الموظفين بانتظام لفهم ما يحفزهم على الانضمام إلى جهود الاستدامة، والتعرّف على المبادرات المستقبلية التي يرغبون في أن تنفذها مؤسستهم، وعلى السيناريوهات المؤسسية التي قد يلزم عندها إيجاد حلول وسط.


وبالإمكان جمع الأفكار من الموظفين عبر استبانات تؤسس لإنشاء حلقات منتظمة من الملاحظات والردود عليها، أو ربما، في حالة المؤسسات الكبرى، عقد اجتماعات دورية بين مسؤولي الموارد البشرية وممثلين عن مختلف الإدارات التي تتطلب أعمالها السفر، لتناول المزايا والمرافق والسلامة والأمن، وفهم مختلف المشاعر المنتشرة في المؤسسة حيال هذه الموضوع.


4. استخدام الأدوات والتقنيات الكفيلة بتيسير برامج الاستدامة


يجب على المؤسسات أن تحرص على استخدام الموظفين للأدوات التي تقارن بسهولة بين خيارات السفر، لمساعدتهم على اتخاذ القرارات المناسبة. ويتضمن ذلك استخدام محركات البحث المختلطة التي تشمل رحلات الطيران والقطارات معًا لمقارنة الخيارات، والتي تُظهر الفنادق التي تقدّم إيصالات إلكترونية، والتي تشجّع الخيارات المستدامة بإشعارات ومعلومات إيجابية مثل تلك المتعلقة بإمكانية حجز طائرة موفرة لاستهلاك الوقود أو فندق رفيق بالبيئة.


وبوسع أرباب العمل أيضًا استخدام التقنية لمراقبة نهجهم في السفر المؤسسي المستدام وتحسينه. فمع عودة المزيد من الموظفين في جميع أنحاء العالم إلى العمل وفق الأوضاع الجديدة، التي قد تشمل مزيجًا من العمل المكتبي والعمل من المنزل، سوف تغدو البيانات مكونًا مهمًا في عملية صنع القرار اليومي لدى قادة الأعمال.


وسواء كان الموظفون يعملون من المنزل، أم يسافرون لحضور اجتماع عمل، فإن البيانات المستمدة من الإبلاغ عن هذه الأنشطة ستتيح للمؤسسات رؤية أعمق وأوسع لتحسين مبادراتها المُستدامة، كالتشجيع على تقديم مزيد من تقارير البصمة الكربونية المستمدة من حلول التحليلات التي تقدمها شركات مثل "إس إيه بي كونكر"، أو شركائها مثل "ترست كاربون"، أو عبر الاستفادة من تطبيقات مثل "تريبيت"، للسماح للموظفين باكتساب رؤية كاملة بشأن البصمة الكربونية التي يُحدثونها.


إن مبادرات الاستدامة قد تتضمّن تخصيص "موازنة كربونية" للسفر. فاستخدام الأدوات التحليلية التي تُدمج بشكل متزايد في منصات السفر يسمح للموظفين بمعرفة كمية الكربون الناجمة عن رحلاتهم الفصلية، واستخدام هذه المعلومات لتحديد أهداف كربون منخفضة ومجمّعة، وبالتالي يمكن لقادة الأعمال استخدام هذه البيانات لتحميل فرق العمل المسؤولية عن تحقيق أهداف الكربون، تمامًا مثلما تكون هذه الفرق مسؤولة عن بلوغ أهداف المبيعات أو الإيرادات أو التوظيف أو غيرها من مقاييس الأداء الأخرى.


لقد أصبح جذب المواهب المناسبة واستبقاؤها وتطويرها أحد المحاور الأساسية التي يزداد تركيز المؤسسات عليها. ومع بحث الموظفين الشباب عن أنماط عمل أكثر مرونة، وذات خيارات مستدامة وأدواتٍ لتسهيل الوصول إلى غاياتهم هذه، فقد حان الوقت لأن تعيد المؤسسات تقييم سياساتها وتُقدِم على إجراء التغييرات المطلوبة التي تكفل لها التوجّه نحو مستقبل أكثر استدامة.