Monday, 11 October 2021

How to empower people to make smarter business decisions


11 October 2021



By Gerhard Hartman, Vice President: Medium Business, Sage Africa & Middle East


We’re all familiar with the mantra that knowledge is power. In today’s business environment, we have effective business intelligence tools to cultivate knowledge through gathering and analysing business information. But, to truly make the most of the information we collect, and the insights we generate, it’s important to put data in the hands of the right people. Doing this well will help streamline compliance and financial reporting, drive higher revenues, bring costs down, and ultimately deliver competitive advantage. 


In the digital age, organisations generate huge amounts of data about finances, operations, customers, and more. Instead of hoarding data and insights at senior executive or team leader level, it makes better sense to democratise access to this data and analytics – ensuring information is available to anyone who makes daily decisions.


Here are six ways business leaders can use data to fuel a healthy growth culture:


  1. Measure what really matters


Today, every business has access to a wealth of real-time business data thanks to the wider use of automated software. However, it is all too easy to expend energy on measuring the wrong key performance indicators (KPIs). For instance, many businesses focus on measuring lagging KPIs like employee satisfaction or sales per employee.


These KPIs will tell you that something has gone wrong, but they won’t predict when something is about to go wrong. KPIs that help you predict trends are more useful. For example, you could look at how many meetings the sales team is conducting weekly and their sales conversion rate to forecast monthly sales. This enables you to correct course if forecasted sales are weak.


  1. Understand how your metrics will affect thinking and behaviour


Any economist will tell you that you’ll generally see more of the behaviours you incentivise and fewer of those you penalise. Once you tie KPIs to employee rewards or performance reviews, you can be sure your colleagues will do everything they can to meet the targets you have set. Often, the law of unintended consequences will come into play.


An example is net promoter score (NPS), which is a simple metric that asks customers how likely they would recommend a company, product, or service to a friend or colleague. Conversely, NPS can aggravate customers, especially if your sales or service representative encourages them to rate the interaction highly so your colleagues can meet their target.


The wrong KPI can also demoralise people. For example, your sales team may get a target to sell 1,000 units of the latest product in your warehouse, but a competitor drops the price of their similar product. Before your sales and marketing team can respond, their KPI will be affected for the current financial period. When the negative data is fed back to the sales team, they may feel discouraged.


  1. Empower people to make decisions


As we move to a digital and remote workforce, your organisation could benefit from decentralising some of its decision making. You can promote accountability, innovation, and high performance throughout the business by giving the right people access to data, enabling them to make faster operational decisions in areas such as procurement, sales and customer service. This allows your business to be more agile and helps improve employee satisfaction and engagement by empowering people to do their jobs more effectively.


  1. Encourage data-driven insights sharing, not hoarding


In the most successful businesses, you’ll notice people sharing insights from data, ideas, workloads, and best practices to increase performance. You should encourage people to be transparent in the knowledge that the team will collaborate to solve problems. Incentivise them to share data-led insights and ensure they know who to reach out to if they need assistance. Also, trust them to make good decisions and accept that mistakes may happen – the business and its people will learn from them.


  1. Invest in the right tools and train people to use them


Technology is key to driving better decision making. If possible, centralise around a single, interconnected data platform that enables employees to share information. This negates the need to synchronise and search for documents across different apps. The right information is always ready to share.


Carefully review which analytics and data tools will help you achieve your goals. Often, it’s about selecting the platform your cloud software will operate on or integrate into, or a particular provider that takes the same approach with all its software packages to ensure compatibility. In doing so, you will keep everyone on the same page.


For managers, this level of integration creates a level playing field that makes it easy to see what the state of the business is. Tools with intuitive features such as dashboards and visualisations can make data analytics accessible to a wider audience. It’s also important to provide training and support that will help people make the most of the software and data.  


  1. Run a business on real-time insights


With the right tools, processes and culture in place, you can evolve your business to benefit from real-time insights. This enables decision-makers to identify trends and opportunities, and to track, analyse and better manage customer and supplier interactions. This can become a real competitive edge in a volatile time when challenged with staying on top of changing business conditions.


11 أكتوبر2021

6 نصائح لتمكين الناس من اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً في مجال الأعمال

بقلم غيرهارد هارتمان، نائب رئيس قطاع الأعمال المتوسطة لدى سايج أفريقيا والشرق الأوسط

كلنا نعرف المثل القائل إن المعرفة قوة. وتزخر بيئة الأعمال القائمة اليوم بأدوات فعالة لمعلومات الأعمال يمكنها تنمية المعرفة عبر جمع وتحليل هذه المعلومات. لكن لتحقيق أكبر فائدة من المعلومات التي نجمعها والإحصاءات التي نصدرها، من الضروري تقديم البيانات للأشخاص المناسبين، إذ يساعد ذلك على تبسيط إجراءات الامتثال وإعداد التقارير المالية، وزيادة الإيرادات، وخفض التكاليف، مما يثمر في النهاية عن تعزيز التنافسية.

وتُصدِر المؤسسات في العصر الرقمي كميات هائلة من البيانات حول الشؤون المالية والعمليات والعملاء إلى جانب عدة مواضيع أخرى. وبدلاً من اكتناز كبار المسؤولين التنفيذيين أو قائد الفريق لتلك البيانات والرؤى، من المنطقي إضفاء طابع ديمقراطي على إمكانية الوصول إلى البيانات والتحليلات، أي ضمان توفر المعلومات لأي شخص يتخذ قرارات بشكل يومي.

إليكم ست طرق يمكن لقادة الأعمال عبرها استخدام البيانات لدعم ثقافة نمو صحية:

  1. قياس العوامل الأهم

تتمتع كل الشركات اليوم بإمكانية الوصول المباشر إلى ثروة من بيانات الأعمال بفضل الاستخدام الواسع للبرامج المؤتمتة. لكن من السهل بذل الجهد على قياس مؤشرات أداء رئيسية خاطئة. فمثلاً، تركز عدة شركات على قياس مؤشرات أداء رئيسية سابقة مثل رضا الموظفين أو كمية المبيعات لكل موظف.

ولا شك أن مؤشرات الأداء الرئيسية تلك ستعلمكم بحدوث خطأ ما، لكنها لن تتنبأ بحدوث خطأ وشيك. وتعد مؤشرات الأداء الرئيسية التي تساعدك على التنبؤ بالاتجاهات السائدة المقبلة أكثر فائدة. مثلاً، يمكنكم الاطلاع على عدد الاجتماعات التي يعقدها فريق المبيعات أسبوعياً ونسبة تحويل المبيعات لتوقع نسب المبيعات الشهرية. وسيمكّنكم ذلك من تصحيح المسار إذا كانت المبيعات المتوقعة ضعيفة.

  1. فهم تأثير مقاييسكم على العقلية والسلوك

يخبركم الخبراء الاقتصاديون أنكم سترون بشكل عام المزيد من السلوكيات التي تستحق التشجيع، ونسبة أقل من السلوكيات التي تستدعي العقوبة. وبمجرد ربط مؤشرات الأداء الرئيسية بمكافآت الموظفين أو مراجعات الأداء، يمكنكم ضمان أن يفعل زملاؤكم كل ما في وسعهم لتحقيق الأهداف التي حددتمونها. لكن في كثير من الأحيان، تسود قاعدة العواقب غير المقصودة.

ويعد صافي نقاط الترويج مثالاً على ذلك، والذي يشكّل مقياساً بسيطاً يسأل العملاء عن مدى إمكانية توصيتهم بشركة أو منتج أو خدمة لصديق أو زميل. وبعكس ذلك، يمكن لنتيجة صافي نقاط الترويج إزعاج العملاء، خصوصاً إذا حضهم مندوب المبيعات أو الخدمة على تقييم التفاعل معهم بدرجة عالية ليتمكن زملاؤكم من تحقيق هدفهم.

وقد يؤدي الخطأ في مؤشر الأداء الرئيسي إلى إضعاف معنويات العاملين. مثلاً، قد يكون هدف فريق المبيعات لديكم بيع 1,000 وحدة من أحدث منتج في مستودعكم، فيقوم أحد المنافسين بتخفيض سعر منتجهم المماثل. وقبل تمكّن فريق المبيعات والتسويق لديكم من الاستجابة، ستتأثر مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بهم في الفترة المالية الحالية. وعندما تُرسَل البيانات السلبية إلى فريق المبيعات، قد يشعرون بالإحباط.

  1. تمكين الموظفين من اتخاذ القرارات

ومع التحول نحو العمل الرقمي والعمل عن بعد، يمكن لمؤسستكم الاستفادة من اللامركزية في بعض قراراتها. ويمكنكم الترويج للمحاسبة والابتكار والأداء العالي عبر كل جوانب العمل عن طريق منح الأشخاص المناسبين الوصول إلى البيانات، وتمكينهم من اتخاذ قرارات تشغيلية أسرع في مجالات مثل المشتريات والمبيعات وخدمة العملاء. ويتيح ذلك لشركتكم امتلاك المزيد من المرونة ويساعد على تعزيز رضا الموظفين وتفاعلهم عبر تمكين الأشخاص من أداء وظائفهم بشكل أكثر فعالية.

  1. تشجيع مشاركة الرؤى المستندة إلى البيانات، بدلاً من اكتنازها

في أكثر الشركات نجاحاً، ستلاحظون مشاركة العاملين لرؤى مستندة إلى البيانات والأفكار ومهمات العمل وأفضل الممارسات لزيادة فعالية الأداء. ويجب عليكم تشجيع العاملين على التحلي بالشفافية في معرفة أن فريقكم سيتعاون لحل المشكلات. لذلك عليكم تحفيزهم على مشاركة الرؤى المستندة إلى البيانات وضمان معرفة الجهات التي يمكنهم التواصل معها إذا احتاجوا إلى مساعدة. احرصوا دوماً على منحهم الثقة لاتخاذ قرارات جيدة وتقبّل إمكانية حدوث الأخطاء التي تتعلم الشركة وموظفيها منها.

  1. استثمروا في الأدوات المناسبة ودرّبوا الموظفين على استخدامها

تُعتبر التكنولوجيا مفتاحاً أساسياً لاتخاذ القرارات بشكل أفضل. لذلك إذا أمكن، قوموا بدمج البيانات في منصة مركزية واحدة مترابطة تمكّن الموظفين من مشاركة المعلومات. فذلك سيلغي الحاجة إلى المزامنة والبحث عن المستندات عبر التطبيقات المختلفة كما ستصبح المعلومات الصحيحة جاهزة دوماً للنشر.

وراجعوا بعناية أدوات التحليلات والبيانات التي تساعدكم على تحقيق أهدافكم. وغالباً ما يكون العامل الأهم اختيار المنصة التي سيعمل عليها برنامج السحابة لديكم أو يندمج فيها، أو المزود الخاص الذي يعتمد نفس المقاربة ضمن كل حزم البرامج لديه لضمان امتثالها مع برنامجكم. وعبر القيام بذلك، ستحافظ على الانسجام بين الجميع.

وبالنسبة للمديرين، يخلق ذلك المستوى من التكامل مساحة متكافئة تسهّل معرفة الوضع الحالي للأعمال. ويمكن للأدوات ذات الميزات المدمجة مثل لوحات المعلومات والصور المرئية إتاحة تحليلات البيانات لجمهور أوسع. ومن المهم أيضاً توفير التدريب والدعم اللذين يساعدان الأشخاص على تحقيق أقصى استفادة من البرامج والبيانات.

  1. إدارة الشركة بناءً على رؤى مباشرة

باستخدام الأدوات والعمليات والثقافة المناسبة، يمكنكم تطوير أعمالكم للاستفادة من الرؤى المباشرة. ويتيح ذلك لصانعي القرار تحديد الاتجاهات السائدة والفرص، وتتبع وتحليل وإدارة تفاعلات العملاء والموردين بشكل أفضل. وقد يمنح كل ذلك أفضلية تنافسية حقيقية في فترة متقلبة بوجود تحدي التكيف مع ظروف العمل المتغيرة.

Op-ed - How to empower people to make smarter business decisions.docx

مقال صحفي-6 نصائح لتمكين الناس من اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً في مجال الأعمال.docx

Gerhard Hartman, Sage