Paperless office fails to materialise despite increasing workplace digitalisation, new research reports
Egypt; 22 March 2016– More than 35 years have passed since British-American information scientist, Frederick Wilfrid, first envisioned a ‘paperless office’ in 1978. Today, the reality is that printers continue to be used daily and, according to an independent survey of over 3,600 European employees commissioned by Epson Europe, 77% of respondents stated that printers were vital in terms of helping them work more productively with an overwhelming majority (83%) felt a “paperless office is unrealistic”. In fact, of the 4% that said they didn’t have a printer in their office, half of them were intending to get one.
“It is clear from our research that – despite digital advances – people still like to work with paper, preferring print rather than working on-screen for certain tasks,” said Rob Clark, Senior Vice President of Epson Europe.
Khalil El-Dalu, General Manager, Epson Middle East, gives it a Middle East perspective: “We have experienced strong growth for our printer segment in the region which shows that printers are favoured by organisations and they are here to stay. Instead of cutting down on printing, companies are instead adopting printers, like our ITS range, that help to reduce the cost of printing.”
The research found that 88% of respondents said they printed an average of 21 items per day with the most popular printed items being reports closely followed by email attachments and emails themselves.
Clark added: “The reality is organisations need printing to not only help employees work more effectively but reap wider productivity and environmental benefits too. With inkjet printing for example, organisations can achieve up to twice as many prints while producing 95% less waste and with much lower energy consumption compared to similar sized laser printers and copiers.”
Renowned global futurist, Jack Uldrich, adds: “the paperless office hasn’t materialized for the same reason that microwave ovens didn’t replace all traditional ovens. Every technology has unique and tangible benefits, and paper is no different. Arguably, paper is the greatest instrument ever invented for conveying, sharing and disseminating information. In fact, recent scientific studies have demonstrated that people understand and retain information presented on paper at a far higher level than information presented electronically.” This may explain why 61% of survey respondents said that they believe “there is more chance of making errors when editing an electronic document than editing a print-out.”
“New technologies are of course changing the way people work. At Epson, for example, we see this with our wearable and projector based technologies. But when it comes to reading, editing and sharing documents like reports, emails, and attachments, office workers, from baby boomers to millennials, still prefer the tangible printed version,” Clark concludes.
الأوراق ستظل قيد الاستخدام، نتائج أبحاث شركة إبسون
™فكرة "مكتب بلا أوراق" تفشل في تثبيت أقدامها رغم زيادة التقنية الرقمية في بيئة العمل، طبقاً لنتائج بحث جديد
جمهورية مصر العربية؛ 22 مارس 2016 – مضى أكثر من 35 عاماً منذ أن وضع العالم البريطاني الأمريكي فريدريك ولفرد أول تصور لفكرة "مكتب بلا أوراق" في عام 1978. وإلى الآن لا تزال تُستخدَم طابعات الأوراق بصفة يومية. وبحسب استطلاع مستقل لآراء أكثر من 3,600 موظف أوروبي أجرته شركة إبسون أوروبا، كانت ردود 77% من المشاركين في الاستطلاع تشير إلى أهمية الطابعات لأنها تساعدهم في زيادة الإنتاجية، وشعرت الغالبية العظمى من المشاركين في الاستطلاع (83%) بأن فكرة "مكتب بلا أوراق" أمر غير واقعي. أعلن 4% من المشاركين في الاستطلاع عدم امتلاكهم أي طابعات في مكاتبهم، ولكن كان نصفهم -في واقع الأمر- ينوي شراء الطابعة.
صرح روب كلارك النائب الأول لرئيس شركة إبسون أوروبا قائلاً: "يبدو جلياً من البحث الذي أجريناه أن الناس لا يزالون يرغبون في استخدام الأوراق رغم التطورات في مجال الطباعة الرقمية، حيث يفضل الناس في بعض المهام إجراء الطباعة عن العمل على الشاشات".
قال خليل الدلو، المدير العام لشركة إبسون الشرق الأوسط، مسلطاً الضوء على القضية من منظور شرق أوسطي: "خضعت أجهزة الطباعة التي ننتجها في المنطقة لتطورات كبيرة أظهرت أنها تحظى بشعبية لدى المؤسسات وأنها ستظل قيد الاستخدام. وبدلاً من تقليل الاعتماد على الطباعة، تقوم الشركات بشراء الطابعات المزودة بنظام خزان الحبر (ITS) التي تساعد في الحد من تكلفة الطباعة."
وكشف استطلاع الرأي أن 88% من المشاركين أفادوا أنهم يطبعون في المتوسط 21 ورقة يومياً، وكانت أكثر الأورق المطبوعة هي التقارير ويليها مباشرة مرفقات البريد الإلكتروني ويليها رسائل البريد الإلكتروني.
ثم تابع كلارك قائلاً: "الحقيقة هي أن المؤسسات ليست في حاجة إلى الطباعة من أجل المساعدة في جعل عمل الموظفين أكثر كفاءة فقط، ولكن للاستفادة أيضاً من الفوائد الإنتاجية والبيئية على نحو أوسع. فمع استخدام الطابعات النافثة للحبر على سبيل المثال، فسوف تتمكن المؤسسات من تحقيق ما يصل إلى ضعف عدد المطبوعات مع إنتاج أقل من النفايات بنسبة 95٪ واستهلاك أقل بكثير للطاقة مقارنة بطابعات الليزر المماثلة في الحجم وماكينات التصوير."
وأضاف جاك ألدريتش الباحث العالمي في علوم المستقبل قائلاً: "لم يتحقق مفهوم مكتب بلا أوراق لنفس السبب الذي لم تحل من أجله أفران المايكرويف محل الأفران التقليدية. فكل تقنية تتمتع بمزايا فريدة وملموسة، والورق لا يختلف كثيراً. ويُمكننا القول إن الورق يمثل أفضل أداة تم اختراعها على الإطلاق لإرسال المعلومات ومشاركتها ونشرها. وفي الحقيقة، أثبتت الدراسات العلمية مؤخراً أن البشر يستوعبون المعلومات المقدمة في الأوراق ويحفظونها بقدر أفضل كثيراً من تلك المعلومات المُقدمة إلكترونياً." وهذا ما يوضح نتيجة استطلاع الرأي بأن 61% أجابوا بأن "هناك فرص أكثر لوقوع الأخطاء عند تحرير مستند إلكتروني بدلاً من تحرير مستند مطبوع."
ويختتم كلارك قائلاً: "تساعد التقنيات الجديدة بالتأكد في تغيير أسلوب العمل، ويمكننا رؤية ذلك لدى شركة إبسون -على سبيل المثال- مع المشروعات والابتكارات القابلة للارتداء المعتمدة على التقنيات. ولكن عندما يتعلق الأمر بقراءة مستندات مثل التقارير ورسائل البريد الإلكتروني، والمرفقات، والأعمال المكتبية وتحريرها، ومشاركتها، فنظل -من مواليد الخمسينيات وحتى جيل الألفية.- نفضل قراءة الإصدارات المطبوعة والملموسة.
