New Bain &
Company study shows how lost time costs millions each year; recommends
zero-based time budget, other practices to fight time management’s “8 deadly
sins”
May 29, 2014 – Top executives
lose thousands of hours each year responding to email and sitting in
unproductive meetings, and the losses snowball through their organizations –
simply because companies do not track and monitor employee time as tightly as any
other resource, such as capital. Bain has
studied and calculated the losses in time and money and compiled a list of best
practices companies can follow to fight time management’s “Eight Deadly Sins.”
Bain’s research finds that 15 percent of an organization’s collective
time is spent in meetings, a number that has increased steadily since 2008. One company’s weekly senior leadership meeting
directly consumed 7,000 hours per year for the attendees – but 300,000 hours
companywide among subordinates in preparation and related meetings.
Yet most companies have no ability to quantify how their executives and
other employees spend their time because they do not track and measure it.
Bain teamed with VoloMetrix, an enterprise analytics company, to examine the
time budgets of 17 large corporations. Among
their findings:
·
Executives today on
average receive 30,000 external communications per year, up from 1,000 in the
1970s. At the current rate, executives
will soon spend more than one day each week managing electronic communications.
·
Senior executives on
average devote more than two days each week to meetings with three or more
coworkers. A meeting that starts just
five minutes late costs a company eight percent of that meeting – a loss that
would be untenable in any other resource category.
·
Meetings are often
scheduled “just because,” and dysfunctional meeting behavior is on the rise. At one company, about 1 in 5 meeting
participants sent an average of three or more emails for every 30 minutes of
meeting time. At a sample
10,000-employee business, $60 million – 20 percent of the total cost of
meetings – was squandered in unproductive activity.
Bain’s work with
large organizations has found the problem to be cultural as much as systemic: Organizations
evolve into complex mechanisms that require increasing maintenance to function
smoothly, and a corporate culture springs up to support this effort, siphoning
resources away from externally-focused, customer-serving tasks.
“Most time
management advice focuses on individual actions – be choosy with meetings, rein
in your email box. But this advice
sometimes goes against your company’s culture: Ignore emails and meeting
invitations and you risk alienating your colleagues – or your boss,” said Michael Mankins, leader of Bain’s Organization Practice in the Americas, who led the
survey and report. “Innovative companies
are fostering cultures where time is treated as a scarce resource and invested
as prudently as capital.”
Dr. Yasar Jarrar, Partner at Bain & Company
Middle East, said: "The Middle East region's corporate arena continues to
remain vibrant and aggressive. However, at some point, it still finds itself
losing a lot of money in lost time. Many will surely agree that this can be
attributed to factors like traffic, tardiness in appointments, long
unproductive meetings and discussions of unessential agendas. With this in
mind, we are confident that many businesses in the Middle East will learn a lot
from Bain & Company's latest research on time management. Utilizing their
recommended zero-based time budget strategy will surely help in avoiding the
risk of losing more money, while at the same time drive in more productivity
and improved efficiencies in their operations."
Bain’s research highlights these eight deadly time management sins and
their cures:
·
Muddled companywide agendas: Make
them clear and selective so all know how to use extra time and what tasks can be
shelved with penalty.
·
“Time is free” approach to scheduling: Create zero-based time
budget and manage organizational time as rigorously as capital assets.
·
“Let’s start a project” mindset:
Require a business case for any new project.
·
Thickening middle: Simplify
the organization. More managers and layers robs time and creates more work for
others.
·
ACS – “Anyone Can Schedule”: Create
a line of authority for who can call and set meetings.
·
Decision-making or decision-murky? Manage decision-making –
not the matrix for it – by standardizing the process.
·
Meeting Time is Free Time: Establish discipline by requiring clear agendas,
advance preparation, on-time starts. When possible, finish early.
·
“Where’d the time go?” Track meeting time, attendance and email
volume to assess productivity. What is
not monitored cannot be measured.
“If time really was money, and accounted for in the same way, many
companies would be running huge deficits,” said Greg
Caimi, Bain partner and co-author of the time management study. “Organizations need to audit their time
expenditures and put in place tough controls in order to stop the hemorrhaging
of an increasingly valuable asset.”
دراسة جديدة تظهر كيف يكلف
الوقت الضائع الشركات الملايين كل عام
بين آند كومباني: "المسؤولون
التنفيذيون يقضون ما يقرب من يوم واحد إسبوعياً في إدارة الاتصالات الالكترونية ويومين
في الاجتماعات"
29مايو
2014
يقضي كبار
المسؤولين التنفيذيين كل عام آلاف الساعات من الوقت في عمليات الرد على البريد
الإلكتروني والجلوس في اجتماعات غير مثمرة وتتضاعف خسائرهم نتيجة لذلك، ويعزى ذلك
بكل بساطة إلى عدم متابعة الشركات ومراقبتها لوقت الموظفين بدقة واعتباره كأي مصدر
آخر كرأس المال مثلاً. وقامت شركة "بين آند كومباني" بدراسة وحساب
الخسائر في الوقت والمال ووضعت قائمة بأفضل الممارسات التي يمكن اتباعها من أجل
مواجهة الأخطاء الثمانية القاتلة في مجال إدارة الوقت.
ووجدت دراسة
عالمية أعدّتها "بين آند كومباني" أن 15% من الوقت الكلي لاي مؤسسة يتم
إمضائة في الاجتماعات، وهو رقم شهد زيادة مطردة منذ العام 2008. ومن شأن اجتماع
أسبوعي للإدارة العليا في الشركة أن يستهلك مباشرة 7,000 ساعة مباشرة سنوياً
بالنسبة للحضور- لكنه في الوقت عينه يستهلك 300,000 ساعة على مستوى الشركة بين
المرؤسين خلال عملية الإعداد والاجتماعات ذات الصلة بهذا الاجتماع.
ومع ذلك، فإن
معظم الشركات لا تملك القدرة على تحديد كيفية قضاء مسؤوليها التنفيذيين وموظفيها
الآخرين لوقتهم لأنها لا تقوم بتتبع وقياس ذلك.
وتعاونت شركة
"بين آند كومباني" مع "فولوميتريكس" (VoloMetrix)،
وهي إحدى شركات التحليل المؤسسي، من أجل دراسة ميزانيات الوقت لـ 17 شركة كبرى.
ومن بين النتائج التي تم التوصل إليها ما يلي:
- يتلقى
المسؤولين التنفيذيين 30.000 اتصال خارجي في المتوسط سنوياً، صعوداً من 1.000
اتصال في السبعينات. ووفقاً للمعدل الحالي، فإن المسؤولون التنفيذيون سيقضون
قريباً وقتاً أكثر من يوم واحد اسبوعياً في إدارة الاتصالات الإلكترونية.
- يكرس كبار
المسؤولين التنفيذيين في المتوسط أكثر من يومين أسبوعياً للاجتماعات مع ثلاثة أو
أكثر من زملاء العمل. والاجتماع الذي يبدأ متأخراً بمقدار خمس دقائق فقط، يكلف
الشركة 8% من وقت ذلك الاجتماع- وهي خسارة غير منطقية ضمن أي فئة للموارد الأخرى.
- غالباً ما يقرر
عقد الاجتماعات "لمجرد" الاجتماع، وهناك ارتفاع في معدلات الاجتماعات
ذات الطبيعة غير الوظيفية. وفي إحدى الشركات، قام واحد من أصل خمسة مشاركين في
الاجتماع بإرسال ما متوسطه 3 أو يزيد من رسائل البريد الإلكتروني عن كل 30 دقيقة
من وقت الاجتماع. وكمثال لشركة تضم 10.000 موظف، فإن 60 مليون دولار- 20% من
التكلفة الاجمالية للاجتماعات- تم إهدارها في نشاط غير منتج.
ومن خلال عمل
"بين آند كومباني" مع الشركات الكبيرة، وجدت الشركة أن المشكلة هي
ثقافية بقدر ما هي منهجية، حيث تتطور أعمال المؤسسات إلى آليات معقدة تحتاج إلى قدر
أكبر من "الصيانة والادارة" لتعمل بسلاسة، وبذلك تنشأ ثقافة الشركة لدعم
هذا الجهد، منحية بذلك الموارد بعيداً عن المهام الموجهة لخدمة العملاء.
وقال مايكل
مانكينز، مدير قسم الاستشارات المؤسسية في شركة "بين آند كومباني" في
الأمريكيتين والذي قاد الاستطلاع والدارسة: "تركز معظم النصائح في مجال إدارة
الوقت على الإجراءات الفردية- كن انتقائياً فيما يتعلق بالاجتماعات، بريدك الإلكتروني...ألخ. إلا أن النصيحة التالية
تعمل أحياناً ضد ثقافة الشركة: قم بتجاهل رسائل البريد الإلكتروني ودعوات
الاجتماعات وبذلك فإنك تخاطر بتنفير زملائك أو مديرك منك. وتقوم الشركات المبدعة
بتعزيز الثقافة المتعلقة بالوقت، حيث يتم التعامل معه كرصيد نادر ويتم استثماره
بحكمة كرأس مال".
من جانبه، قال
د. يسار جرار، الشريك في "بين آند كومباني" الشرق الأوسط: "يبقى
الواقع المؤسسي في الشرق الأوسط نابضاً
بالحياة والنمو السريع. وبرغم ذلك، لا تزال الشركات تمنى بخسارة الكثير من الأموال
جراء الوقت المهدور. ويعزو كثيرون هذا الوقت المهدور إلى عوامل عدة مثل الازدحام في
حركة المرور والتأخير في المواعيد والاجتماعات الطويلة غير المنتجة ومناقشة أجندة العمل
غير الأساسية. ومع أخذ كل ذلك بعين الاعتبار، نحن على ثقة من أن العديد من الشركات
في منطقة الشرق الأوسط ستستفيد كثيراً من دراستنا الأخيرة حول إدارة الوقت. ويمكن
لهذه الشركات بكل تأكيد أن تتلافى مخاطر خسارة مزيد من المال، وفي الوقت نفسه
تعزيز إنتاجيتها وكفاءة عملياتها من خلال استفادتها من استراتيجية الميزانية
الصفرية للوقت، التي نوصي بها، وتطبيقها على النحو الأمثل".
وسلطت دراسة "بين آند كومباني" الضوء على ثمانية أخطاء قاتلة في
إدارة الوقت مع وضع الحلول المناسبة لها:
- جداول الأعمال غير المنظمة: يمكن حل هذه
المشكلة من خلال جعل هذه الجداول واضحة وانتقائية بحيث يعرف الجميع كيفية استغلال
الوقت الإضافي وما هي المهام التي يمكن أن تهمل مع الجزاء لذلك.
- منهجية "الوقت الحر" في تحديد المواعيد: يمكن حل هذه المشكلة
من خلال وضع ميزانية صفرية للوقت وإدارة الوقت المؤسسي بدقة كما لو أنه رصيد كرأس
المال.
- عقلية "دعونا نبدأ مشروعاً": المطلوب هنا وضع دراسة
جدوى لأي مشروع جديد.
- توسيع نطاق الإدارة المتوسطة: يمكن تلافي ذلك
من خلال تبسيط العمل المؤسسي، حيث إن المزيد من المدراء والموظفين يضيع الوقت
ويخلق المزيد من العمل للآخرين.
- "أي شخص يمكنه وضع جدول أعمال": قم
بإنشاء تسلسل للسلطة ممن يمكن أن يدعو إلى ويحدد موعد الاجتماعات.
- صنع القرار أو غموض القرار: قم بإدارة عملية صنع القرار من خلال
توحيد هذه العملية.
- وقت الاجتماع هو وقت حر: يمكن ضبط ذلك من خلال
اقرار أجندة للاجتماعات والإعداد المسبق لها وبدء الاجتماعات في الوقت المحدد،
وإنهائها مبكراً عندماً يكون ذلك ممكناً.
- "أين يذهب
الوقت؟": قم بمتابعة وقت الاجتماع والحضور وحجم البريد الإلكتروني من أجل
تقييم الانتاجية، فما لا يمكن مراقبته لا يمكن قياسه.
واختتم غريغ كايمي، شريك في "بين آند كومباني"، والمؤلف المشارك
في دراسة إدارة الوقت: "لو كان الوقت مالاً، وتم التعامل معه على هذا الأساس،
فإن العديد من الشركات سوف تتعرض لخسائر كبيرة. فهي بحاجة إلى تدقيق ومراقبة مسألة
الوقت ووضع ضوابط صارمة من أجل الحد من الهدر في هذا الرصيد متعاظم الأهمية
والقيمة".
