Monday, 5 June 2017

7 نصائح لخطة فعالة للتعافي من الكوارث


ياسر زين الدين المدير التنفيذي لدي إي هوستينغ داتا فورت
يعد غرق سفينة المراسلات الملكية تيتانيك عقب الاصطدام بأحد الجبال الجليدية خلال رحلتها الأولي، من ساوثهامبتون إلى مدينة نيويورك، واحدة من الكوارث الأكثر شهرة في القرون الأخيرة. في أبريل 1912، عندما أبحرت في رحلتها، كانت تيتانيك السفينة الأضخم تشييدا على مر التاريخ واعتبرت غير قابلة للتدميرومع ذلك، أدي تعاقب سلسلة من الأحداث - التي شملت ظاهرة الطقس الغير المتوقع والخطأ البشري - إلى مأساة أودت بحياة أكثر من 1500 شخصوقد عكست التحقيقات والاختبارات العلمية التي أجريت مؤخرا على السفينة الغارقة تدني درجة قوة الحديد المستخدمة لصنع أكثر من 3 ملايين مسمار حملت تيتانيك معا كعامل مساهم كبير في الكارثة.  في نهاية المطاف، على الرغم من كونها سفينة هائلة من حجم هائل وأعجوبة هندسية في وقتها، إلا انه لم يكتب لها النجاة عن طريق واحدا من أصغر وعلى ما يبدو الأكثر عدم تكافؤ بين مكوناتها.
تحدث الاضطرابات والكوارث لأنة لا يمكن أبدا توقع جميع السيناريوهات المحتملة والاستعداد لها بالكامل - وربما هذا هو السبب في أن مصطلح "غير المتوقع" يستخدم على نطاق واسع جدا في سياق الكوارثوالطبيعة الغير قابلة للتفسير لكوارث معينة هي السبب في أن حتى أفضل النظم والعمليات المصممة تحتاج إلى خطة فعالة للتعافي الكوارث، في حالة حدوث "الغير متوقع".

المأساة المألوفة والشهيرة لتيتانيك، تذكرنا بأن خطة جيدة للتعافي من الكوارث في دبي - والإمارات العربية المتحدة بشكل عام - يجب أن تتجاوز التنبؤ بالمصادر المحتملة للاضطرابوينبغي في الواقع، توقع احتمال فشل النظام وابتكار طرق للحد من الأضرار والخسائروفيما يلي بعض الطرق التي يمكن للمؤسسة أن تعد نفسها، لحالات الفشل، بغرض الحد من الأضرار ومدتها.

1.      التخطيط لأقل قدر ممكن من تعطيل الاتصالات: يجب أن تبدأ خطة فعالة للتعافي من الكوارث من منهجية وضعت بشكل جيد يسمح للشركة للحفاظ على الاتصالات الأساسية - بين الأقسام وبين الإدارة والموظفين، وكذلك بين المؤسسة وعملائها وحلفائها. من أجل الإعداد الأفضل للأحداث الكبيرة، يجب أن يكون لدى المؤسسة بدائل محددة مسبقا للطرق القياسية للاتصال والتنسيق، والتي يمكن أن تعمل كسيناريوهات معتادة خارج مجال الأعمال.


2.      تحديد معايير الأداء بوضوح: كما هو الحال مع كل مؤسسة بغض النظر عن الموقع الجغرافي، يجب أن تأخذ الخطة الجيدة للتعافي الكوارث في الإمارات العربية المتحدة بعين الاعتبار الحقائق الوظيفية اليومية الخاصة بالصناعة والمنطقةويجب أن تؤخذ في الاعتبار الاختلافات المحددة في ثقافة العمل والتسلسل الهرمي لكي تتمكن المؤسسة من العمل بشكل جيد للتعافي – وتحديد وظيفة كل فرد أو قسم، في حالة حدوث اضطراب؛ أي الأفراد والإدارات سيكون العامل الأكثر أهمية لاحتواء حدث ما، وأي المهام ذات أولوية في المعالجة.
3.      تحديد أدوار الأفراد والأقسام بوضوح: ينبغي ألا تقتصر الخطة الفعالة للتعافي من الكوارث على التخطيط لعملية وتقنيات بديلة فحسب، بل تحتاج أيضا إلى تدريب جيد وأدوار بديلة محددة بوضوح - للأفراد والأقسام - في حالة حدوث الاضطراب. وعدم إمكانية تحديد جميع الحالات الغير متوقعة، فمن الممكن دائما امتلاك مهام بديلة لتحقيق الاستفادة المثلى من موارد المؤسسة أثناء حالات الطوارئ.


4.      الممارسات القائمة واتفاقيات الخدمات: في حين أن المنظمة المتضررة نفسها من المرجح أن تعمل في أفضل مصالحها، فإن العديد من الكيانات الخارجية - من العملاء إلى المتعاونين - تتأثر بالكوارثوينبغي أن تتضمن الخطة الجيدة لاستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث خطة وضعت جيدا للحد من الأضرار التي لحقت بهذه الكيانات، فضلا عن عملية محددة بوضوح تدركها هذه الكياناتوفي حين أن الكارثة غالبا ما تبرز الأفضل في الناس، يمكن أن ينظر إلى الكائن الخارجي الذي ينشأ في كيان خارجي بسهولة باعتباره قاطعا في الصفقات، إذا ما أسيء إدارته، وينبغي أن تتعرض مصالح الكيانات الخارجية للخطر أكثر مما لا مفر منه.
5.      حماية المعلومات الحساسة المركزية للأعمال: كل مؤسسة لديها معلومات تشغيلية يمكن أن تضر بالمنظمة، إذا وقعت في الأيدي الخاطئة أو تم المساس بالخصوصية أو الأمن - سواء داخل المنظمة أو خارجهاوالكوارث غالبا ما تقدم ضغطا كافيا لأثارة تلك القضايا لذا ينبغي تحديد خطة فعالة للتعافي من الكوارث تشمل أسوأ السيناريوهات، والمصادر والنقاط المحتملة التي يمكن أن تسبب مثل هذه التداعيات، والطرق المثلي للحد من هذا الضرر.
6.اختبارات منتظمة لفعالية إجراءات الطوارئ: حتى أفضل الخطط المبتكرة للتعافي من الكوارث يمكن أن تثبت عدم فعاليتها، إذا كانت العناصر التي تحتاج إلى العمل معا للحد من الأضرار ليست معدة بشكل كافي ومتوافقة مع. خطة الطوارئمن هنا تأتي ضرورة إجراء اختبارات منتظمة وإعادة التوافق مع خطة التعافي من الكوارث حتى يمكن التعامل مع الكارثة بأقل قدر من الضرروبالمثل، فإن أي تغيير في المقاييس1.      والمتغيرات يحتاج إلى حسابه وإدراجه ضمن خطة التعافي من الكوارث - فضلا عن التغييرات الناتجة التي يتم إبلاغ الكيانات المعنية بها.
7.      تعزيز تكرار الإجراءات والعمليات والكيانات والبنية التحتية: لا تقتصر الخطة الفعالة للتعافي من الكوارث على محاولة تحقيق أقصى استفادة من العناصر التي نجت من الاضطراب، ولكن هناك حاجة لوفرة وفائض في كل جانب من جوانب النظام نفسهالتكرار لا يحد فقط من نطاق وحجم الاضطراب، بل يقلل من فرصة وقوع كارثة تخريبيةفي حين يعد عزل المهام والأقسام هو أمر غير بديهي وغير مرغوب فيه، يسمح التكرار لفصل هذه العناصر بحيث يمكن التقليل من الكارثة واحتوائها.
  
=