- Leading UAE-based total FM firm, first in sector to launch with Google
- Kessler survey reveals 80% of employees use company time for personal activities and 30% admit falsifying time sheets
Leading UAE-based total facilities management (FM) company Farnek, has signed an agreement with Google to roll out their cloud based solution (Google Apps) among more than 3500 employees. As a part of the contract, Farnek will be the first FM company in the UAE to utilise the technology.
The online facility will benefit Farnek and its customers, by optimising its operational efficiency, introducing online learning, improving health and safety, managing risk better and delivering a higher quality of service. Farnek will also be making its mark on the IoT (Internet of Things) sector through this system and latest technology by Google.
“In today’s complex and expensive built environment, modern buildings are highly technical, operating with next generation property management systems (PMS). To deliver optimal performance, seconds literally count, in terms of the damage an electrical fault or a water leak can do to a $250 million building. Our business strategy is to become early adopters of all technological innovation, relevant to our sector,” said Markus Oberlin, CEO, Farnek.
Putting that into an FM context, Farnek will now roll out smart watches and smartphones loaded with the Time and Attendance software which tracks employee geo location based on google map. Through a combination of Google apps for work, Google Map, Android apps and the use of a private cloud, the system will allow access to information on the road with real time reports, where each authorised Farnek technician has access to a wealth of learning data, but without having to travel back and forth from the site to the office, saving valuable time.
Management will now be able to schedule work rotas more efficiently, integrated with specific contracts and Geofenced on Google Map. Technicians can be identified by location using GPS with automated check-ins and check outs. Movement can also be tracked and supervisors alerted for late or non-arrivals.
The reports generated can not only be sent to Farnek’s HRD for its own payroll, it can also be used as supporting documentation to the client, either in real time or for a specific report period, indicating accurately the number of man hours spent on a particular contract.
Highlighting the scale of the issue in the US, Kessler International, a global leader in corporate investigation carried out an anonymous survey of over 500 employees in the US retail and service sectors in 2013. The study revealed that over 30% of employees surveyed admitted to falsifying job time sheets and 80% of respondents conceded to engaging in some form of personal activity, during working hours.
Online training videos will be created, as well as case studies and pushed onto the handsets, for the technicians to watch and learn on the road. Management can then monitor the uptake and issue training certificates, when complete.
For more immediate situations, technicians can make use of text and video chat as well as document and photo exchange. Dashboards and reports can easily be shared between the technician at the site, Farnek management at HQ and the customer.
Oberlin commented: “Senior managers can now identify, communicate, manage, train and direct our field-based technicians on the go. At the same time, we offer our customers a real time attendance system, online incident reports, automated supervisor alerts as well as online dashboards and real time reports, in addition to our existing remote monitoring.
“It is a win-win situation with our staff as well - time and attendance software is very easy to use, avoiding the laborious task of completing time sheets and maintenance reports back at the office.
“It was Benjamin Franklin who first coined the phrase ‘Time is money’ and in today’s digitally-driven economy, it is even more relevant now than it was 250 years ago,” he added.
أول شركة إدارة مرافق في الدولة تتبنى حلول جوجل لتسجيل الوقت
اتفاقية بين "فارنيك" و"جوجل" لتطبق نظام متكامل للوقت وتعزيز الكفاءة التشغيلية
دبي، 5 أبريل 2016: وقعت شركة "فارنيك" المتخصصة في إدارة المرافق، اتفاقية مع شركة "جوجل" لاستخدام تطبيقات وحلول "جوجل" بين أكثر من 3500 موظف عاملين في الشركة، لتصبح "فارنيك" بذلك أول شركة إدارة مرافق في الدولة تطبق حلول تسجيل الوقت والحضور المطورة ضمن خرائط جوجل، وذلك في خطوة لتعزيز الأداء والإنتاجية بين الموظفين، والارتقاء بالكفاءة التشغيلية للشركة.
وتقدم الحلول الجديدة واجهة متكاملة تعود بالنفع على موظفي وعملاء الشركة على حد سواء، وتسهم في تفعيل مجال التعلم عبر الإنترنت، وتحسين شروط الصحة والسلامة، وإدارة المخاطر بشكل أفضل، ورفع جودة ونوعية الخدمات المقدمة، بالإضافة لفتح آفاق واسعة أمام "فارنيك" في مجال إنترنت الأشياء وأحدث تقنيات جوجل.
وأكد ماركوس أوبرلين، الرئيس التنفيذي لشركة فارنيك، بأن استخدام حلول جوجل المتطورة يتماشى مع متطلبات الواقع الحالي الذي باتت تعتمد فيه المرافق والأبنية الحديثة على التقنية العالية وتدار بأنظمة الجيل التالي لإدارة الممتلكات. مشيراً أن استخدام التقنية الجديدة لاحتساب الوقت تدعم كفاءة ودقة العمل، وتأتي في إطار استراتيجية الشركة لتوظيف كافة الابتكارات التقنية في قطاع إدارة المرافق.
وستقوم "فارنيك" بطرح ساعات وهواتف ذكية محملة ببرنامج تسجيل الوقت والحضور الذي يتابع الموقع الجغرافي للموظفين باستخدام خرائط جوجل، حيث يتيح النظام الجديد عبر مجموعة من تطبيقات جوجل الخاصة بالعمل، والخرائط، وتطبيقات الأندرويد واستخدام سحابة خاصة، إمكانية حصول الموظفين والفنيين على كافة المعلومات المطلوبة والتقارير بشكل فوري، ما يعزز كفاءة العمل ويقلص زمن استهلاك الوقت للحصول على المعلومات المتصلة بالعمل.
وتتيح الحلول الجديد لفريق إدارة "فارنيك"، تحديد جداول العمل بطريقة أكثر فعالية وبشكل متكامل مع عقود معينة ومحددة على خرائط جوجل، وتحديد موقع تواجد الفنيين باستخدام نظام تحديد الموقع الجغرافي (جي بي إس) يقوم بتسجيل زمن الحضور والمغادرة بشكل آلي. هذا بالإضافة الى امكانية مراقبة الحركة وتنبيه المشرفين عن أية حالات تأخير أو تغيب عن العمل. كما تضم ميزات النظام إمكانية ارسال التقارير الصادرة إلى قسم الموارد البشرية في الشركة لدفع رواتب الموظفين، وارفاق الوثائق للعملاء بشكل مباشر مع تحديد دقيق لعدد ساعات العمل المنجزة ضمن عقد عمل معيّن.
وستقوم الشركة بعمل مقاطع فيديو تدريبية ودراسات حالات يتم تنزيلها على الهواتف ليقوم الفنيون بمشاهدتها والتعلم منها أثناء العمل، مما سيمكن الإدارة من متابعة سير العملية التدريبية ونتائجها واصدار شهادات التدريب. كما يمكن للفنيين الاستفادة من التواصل عن طريق الفيديو أو الرسائل النصية، أو عن طريق تبادل الوثائق أو الصور، حيث يتيح النظام تبادل لوحات التحكم والتقارير بسهولة بين الفنيين في الموقع، وبين إدارة "فارنيك" والعميل.
وأوضح أوبرلين، بفضل النظام الجديد يستطيع كبار المدراء الآن التواصل الفعال مع الفنيين وتوجيههم بشكل فوري أثناء عملهم في الميدان. كما يمكننا النظام من التواصل مع العملاء بسجلات الحضور وتقارير الحوادث عبر الانترنت، وتفعيل المراقبة عن بعد. مشيراً أن النظام يوفر على الموظفين الوقت والجهد اللازمين لاستكمال الجداول الزمنية وتقارير الصيانة المطلوبة في المكتب.
يذكر أن نتائج احصائية قامت بها شركة كيسلر الدولية للتحقيق المؤسسي شملت 500 موظف في قطاعي تجارة التجزئة والخدمات في الولايات المتحدة في عام 2013، كشفت أن أكثر من 30٪ من الموظفين المشاركين في الاحصائية أقروا بتزوير جداول عملهم الزمني، و80٪ منهم اعترفوا بانخراطهم بنشاط شخصي ما أثناء فترة عملهم.
